Cara Mencatat Pembelian

Halaman Pembelian (menu Operasional Harian → Pembelian) adalah tempat Anda mencatat bahan yang dibeli untuk warung — cabe, ayam, minyak, gas, dan seterusnya. Begitu Anda tekan Simpan Pembelian, barang itu langsung masuk hitungan biaya bahan (COGS) dan menambah stok. Jadi catat setiap pembelian, sekecil apa pun, supaya laporan warung benar.

🎓 Pahami dulu: kenapa pembelian langsung jadi biaya

Analogi sederhana

Bayangkan setiap kali Anda membeli bahan, Anda memasukkan nota ke dalam satu kotak. Di akhir bulan, isi kotak itulah yang dipakai menghitung berapa biaya bahan warung. Kalau ada nota yang tidak Anda masukkan, biaya bahan terlihat lebih kecil dari kenyataan — dan laporan untung-rugi jadi salah. Mencatat di aplikasi sama dengan memasukkan nota ke kotak yang tepat.

Cara kerjanya: dari beli sampai jadi biaya

Anda catat beliIsi barang, qty, harga

Stok bertambahBarang masuk gudang

Jadi biaya bahanLangsung masuk COGS

Muncul di laporanDibaca atasan & kantor

Kenapa penting?

Karena pembelian langsung jadi biaya saat disimpan, mencatat dengan benar dan tepat waktu membuat angka food cost warung akurat. Kalau ada harga beli yang tidak wajar, aplikasi menandainya supaya bisa dicek lebih cepat — sebelum jadi kebocoran. Setiap pembelian tercatat di audit dan tidak bisa dihapus diam-diam; kalau salah, perbaikannya lewat batalkan lalu catat ulang, bukan diubah sembunyi-sembunyi.

Mencatat satu pembelian

Tombol Simpan masih mati? Pastikan Item sudah dipilih, dan untuk barang biasa Satuan Beli juga dipilih. (Untuk barang dwi-satuan Satuan Beli tidak ada — lihat bagian berikutnya.) Kalau ada peringatan merah satuan, tombol sengaja dimatikan sampai satuan barang dibetulkan.

Barang dwi-satuan: pesan per ekor, ditagih per kg

Sebagian barang — terutama ayam mentah — Anda pesan per ekor, tapi penjual menagih per kilogram (1 ekor bisa 0,7–0,8 kg, berbeda tiap kiriman). Kalau Anda memilih barang seperti ini, formulir berubah otomatis: kolom Qty Beli / Satuan Beli / Harga Satuan hilang, diganti kolom khusus dwi-satuan.

Isi 3 angka dari nota: Qty (ekor), Berat total (kg), dan Harga/kg (angka yang tertera di faktur). Aplikasi langsung menghitung sendiri — Anda tidak perlu hitung manual:

• total = Berat × Harga/kg (contoh: 15,2 × 50.000 = Rp760.000),
• kg/ekor untuk kiriman ini (contoh: 15,2 ÷ 20 = 0,76 kg/ekor).

Kalau di nota yang tertulis total langsung (bukan harga/kg), isi saja kolom Isi total langsung — aplikasi menghitung balik harga/kg-nya. Yang disimpan sebagai harga sebenarnya adalah Rp/kg, supaya cocok dengan faktur dan laporan biaya benar.

Satuan bertingkat: 1 box = beberapa pouch = sekian ml

Beberapa barang punya satuan bertingkat — misalnya minyak goreng: 1 box = 6 pouch, 1 pouch = 2 liter, 1 liter = 1.000 ml. Anda cukup beli dalam satuan besar (mis. box); aplikasi menampilkan petunjuk konversi 🔗 dan mengubahnya ke satuan dasar (ml) otomatis:

Contoh: beli 3 box → aplikasi tahu 1 box = 12.000 ml, jadi yang masuk stok = 36.000 ml. Anda tidak perlu menghitung itu sendiri.

Kalau muncul peringatan merah di bawah Satuan Beli (mis. "conv_to_parent (F) kosong/0 di ..."), berarti rantai satuan barang itu belum benar disetel admin. Tombol Simpan dimatikan supaya stok tidak salah hitung — laporkan ke manajer/admin untuk membetulkan satuan barang dulu.

Pita harga 🟩 / 🟥 saat Anda mengetik

Begitu harga bisa dihitung, muncul pita harga di formulir — sebelum Anda menyimpan:

• 🟩 Harga wajar. — harga masih dalam batas wajar barang itu.
• 🟥 Harga di atas toleransi — harga melebihi batas wajar. Cek lagi: salah ketik? salah satuan? atau harga pasar memang naik (lampirkan foto struk).

Pita ini tidak melarang menyimpan — hanya pemandu agar angka yang salah ketahuan saat itu juga, bukan minggu depan. Pita membaca harga standar yang sama yang dipakai aplikasi saat menyimpan, jadi yang Anda lihat = yang akan dicatat.

Kalau muncul "Harga di atas toleransi"

Kadang setelah disimpan, baris pembelian menampilkan tanda merah:

Harga di atas toleransi

Artinya harga beli lebih tinggi dari harga standar barang itu (melebihi batas wajar yang disetel admin). Pembelian tetap tersimpan — tanda ini bukan larangan, tapi pengingat untuk dicek: mungkin harga pasar memang sedang naik, salah ketik, atau salah pilih satuan. Kalau ternyata salah ketik, batalkan pembelian itu lalu catat ulang dengan angka yang benar (jangan diubah diam-diam).

Kalau harga standar barang belum diisi admin, aplikasi tidak menandai apa-apa — bukan berarti harganya pasti wajar, hanya belum ada pembanding.

Vendor (opsional)

Anda boleh memilih Vendor (toko/supplier tempat membeli), tapi ini tidak wajib — belanja dadakan dari pasar tetap boleh. Kalau vendor yang dipilih belum pernah ditautkan ke barang itu, muncul catatan kecil "vendor ini belum tercatat untuk barang ini". Itu hanya pemberitahuan, bukan larangan — pembelian tetap bisa disimpan.